Häufige Fragen

Deopine ist eine Unternehmensplattform für Kunden, Projekte, Aufgaben, Angebote, Rechnungen und Zeiterfassung. Sie besteht aus einem Kern, der immer enthalten ist, und Modulen, die Sie einzeln oder als Paket dazubuchen. Was nicht gebucht ist, erscheint nicht im Menü und ist auch über eine direkte Adresse nicht erreichbar.

Für Selbstständige, Freelancer, Agenturen, Dienstleister und kleine bis mittlere Unternehmen. Deopine ist ein Angebot für Geschäftskunden; es gibt keinen Verkauf an Privatpersonen.

Nein. Deopine läuft im Browser. Es gibt nichts einzurichten außer Ihrem Konto.

Nein, es gibt derzeit keine App für App Store oder Play Store. Die Oberfläche ist für kleine Bildschirme ausgelegt und über den Browser des Telefons bedienbar.

Derzeit nicht. Es gibt keine öffentliche API, mit der Sie Daten aus Fremdsystemen einspielen oder abholen könnten. Für den Umzug bestehender Kundendaten gibt es einen CSV-Import.

Ja, mit allen Positionen und in einem Schritt. Das Angebot bleibt dabei unverändert erhalten – es ist der Nachweis, was vereinbart war.

Ja. Zu einer Rechnung lassen sich mehrere Zahlungseingänge erfassen; die Rechnung bleibt bis zum Restbetrag offen und darf auch über diesen Rest gemahnt werden. Ratenzahlungspläne mit festen Terminen gibt es dagegen nicht.

Ja. Wiederkehrende Rechnungen werden nach Ihrem Intervall erzeugt; Sie behalten die Kontrolle darüber, wann sie tatsächlich versandt werden.

In vier Stufen über etwa 14 Tage, per E-Mail, mit Vorlagen, die Sie ändern können. Die Abstände zwischen den Stufen sind einstellbar. Eine teilweise bezahlte Rechnung wird über den offenen Rest gemahnt, nicht über den vollen Betrag.

Ja. Mitgeliefert sind die Rollen Administrator, Mitarbeiter, Benutzer und Gast; darüber hinaus können Sie eigene Rollen anlegen und einzelne Rechte setzen. Ein neu registrierter Mitarbeiter beginnt ohne Rechte und wird freigegeben.

Entweder über ein Paket, in dem mehrere Module zu einem Pauschalpreis enthalten sind, oder über einzeln gebuchte Module. Der Kern kostet nichts extra. Welche Variante günstiger ist, sehen Sie auf der Preisseite – dort stehen beide Wege mit den tatsächlichen Beträgen.

Nein. Deopine wird als Kleingewerbe geführt und weist nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer aus. Die genannten Preise sind damit die Beträge, die auch auf der Rechnung stehen.

Derzeit wird monatlich abgerechnet. Sobald es einen Jahrestarif gibt, erscheint er auf der Preisseite – sie zeigt die Preise direkt aus dem System und nicht aus einer gepflegten Liste.

Nein. Module lassen sich zum Monatsende abbestellen. Was Sie bis dahin erfasst haben, bleibt erhalten; nach der Abbestellung ist der Bereich nicht mehr erreichbar, die Daten werden aber nicht gelöscht.

Die Testphase dauert sieben Tage und beginnt mit der Registrierung. Sie brauchen dafür keine Zahlungsdaten anzugeben.

Nichts wird automatisch abgebucht. Aus einem Testkonto wird erst dann ein zahlendes, wenn Sie selbst die erste Zahlung auslösen – damit entsteht auch das SEPA-Lastschriftmandat für die folgenden Monate.

Per SEPA-Lastschrift. Die Zahlungsabwicklung läuft über einen Zahlungsdienstleister; Deopine speichert selbst keine Bankverbindungen und keine Kartendaten.

Bestehende Kunden werden vorher informiert; eine Änderung im Preisverzeichnis wirkt nicht rückwirkend auf laufende Abrechnungen. Was Sie zahlen, steht in Ihrem Kundenbereich unter Abrechnung.

Die Registrierung legt Ihr Unternehmen, Ihr Administratorkonto, die Rollen und die gewählten Module in einem Schritt an. Danach können Sie sofort arbeiten; eine Einstiegsliste führt durch die ersten Schritte.

Ja, über einen CSV-Import für Kunden und Ansprechpartner. Der Import prüft jede Zeile und zeigt vorab, was angelegt und was übersprungen wird.

Ja. Sie laden Mitarbeiter per E-Mail ein und geben ihnen eine Rolle. Wie viele Benutzer enthalten sind, hängt vom Paket ab und steht auf der Preisseite.

Ja. Sie können einen eigenen Postausgangsserver hinterlegen, damit Angebote, Rechnungen und Mahnungen von Ihrer Absenderadresse kommen und nicht von einer fremden.

Nein. Die Trennung der Mandanten wird serverseitig erzwungen: jede Abfrage ist an Ihr Unternehmen gebunden, unabhängig davon, welche Adresse jemand aufruft. Das ist keine Einstellung, die sich versehentlich ausschalten lässt.

Nur über eine eigene Funktion, und dann nur lesend, zeitlich begrenzt und protokolliert. Solange eine solche Sitzung läuft, sehen Sie in Ihrem Konto einen deutlichen Hinweis darauf. Ohne diese Funktion hat niemand Zugriff auf Ihre Inhalte.

Ja, über eine Authenticator-App. Sie kann für einzelne Benutzer aktiviert und für das ganze Unternehmen verpflichtend gemacht werden.

Ja. Es gibt einen vollständigen Datenexport für Ihr Unternehmen und die Möglichkeit, die Löschung zu verlangen. Beides ist im Kundenbereich unter Datenschutz zu finden.

Ja, auf Anfrage nach Art. 28 DSGVO. Schreiben Sie dazu an die Datenschutzadresse im Impressum.

Auf der Statusseite. Dort stehen laufende Störungen und die der letzten Tage – ohne Anmeldung, damit sie genau dann erreichbar ist, wenn die Anmeldung nicht funktioniert.

Aus dem Kundenbereich heraus über einen Supportfall – damit liegt Ihre Anfrage mit dem nötigen Zusammenhang vor und geht nicht in einem Postfach unter. Vor der Registrierung erreichen Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail.

Deopine wird als Kleingewerbe geführt; feste Reaktionszeiten werden derzeit nicht zugesagt. Anfragen werden nach Dringlichkeit bearbeitet, und Sie sehen im Kundenbereich, in welchem Zustand Ihr Fall ist.

Nein. Die Oberfläche ist so gebaut, dass die üblichen Wege ohne Erklärung funktionieren. Für Fragen zum Einstieg gibt es die Einstiegsliste im Kundenbereich und diese Seite.